Selvitys hallinto- ja ohjausjärjestelmästä

HALLINNOINTIKOODIN NOUDATTAMINEN

HKScan Oyj:n (”HKScan” tai ”Yhtiö”) hallinto perustuu Suomen lainsäädäntöön, EU-tason sääntelyyn, HKScanin yhtiöjärjestykseen ja Arvopaperimarkkinayhdistys ry:n laatimaan Suomen listayhtiöiden hallinnointikoodiin 2015 (”CG- koodi”) sekä HKScan-konsernin Code of Conductiin ja hallintomenettelysääntöihin. Lisäksi HKScan noudattaa Nasdaq Helsinki Oy:n sääntöjä sekä Finanssivalvonnan sääntöjä ja määräyksiä.

Tämä selvitys HKScanin hallinto- ja ohjausjärjestelmästä on laadittu 1.10.2015 voimaan astuneen CG-koodin suositusten mukaan ja arvopaperimarkkinalain 7 luvun 7 §:n mukaisesti. Selvitys hallinto- ja ohjausjärjestelmästä annetaan hallituksen vuoden 2016 toimintakertomuksesta erillisenä.

HKScan noudattaa CG-koodia seuraavin poikkeuksin:

• Suositus 18 a: Nimitysvaliokuntaan voidaan valita jäseniä myös hallituksen ulkopuolelta tuomaan lisää asiantuntemusta Yhtiön keskeisiin henkilövalintoihin.

HALLINOINTIKOODIN SAATAVILLA OLO

Selvitys HKScanin hallinto- ja ohjausjärjestelmästä on luettavissa yhtiön verkkosivuilta osoitteessa www.hkscan.com, kohdassa ”Sijoituksena”. Siellä on nähtävillä myös luettelo yhtiön suurimmista osakkeenomistajista, yhtiön saamat liputusilmoitukset sekä yhtiöjärjestys. CG-koodi on saatavilla Arvopaperimarkkinayhdistys ry:n verkkosivuilta osoitteessa www.cgfinland.fi.

HALLITUS

Yhtiön hallinnosta ja sen toiminnan asianmukaisesta järjestämisestä huolehtii hallitus. Hallituksen tehtävät ja vastuu määräytyvät ensisijaisesti yhtiöjärjestyksen ja Suomen kulloinkin voimassa olevan osakeyhtiölain mukaisesti. Hallituksen kokouskäytäntö ja tehtävät on kuvattu hallituksen vuosittain vahvistamassa työjärjestyksessä.

Hallituksen jäsenet valitaan vuosittain varsinaisessa yhtiökokouksessa hallituksen nimitysvaliokunnan tekemän esityksen pohjalta. Yhtiöjärjestyksessä ei ole mainintaa erityisestä hallituksen jäsenten asettamisjärjestyksestä. Yhtiön hallitus koostuu viidestä kahdeksaan (5–8) jäsenestä. Lisäksi hallitukseen voidaan valita enintään kolme (3) varajäsentä.

Hallituksen kaikilla jäsenillä on tehtävään soveltuva erityinen pätevyys ja itsenäinen asema. Toimikausi alkaa valinnan suorittaneen yhtiökokouksen päätyttyä ja päättyy valintaa ensiksi seuraavan varsinaisen yhtiökokouksen päätyttyä.

Hallitus valitsee keskuudestaan puheenjohtajan ja varapuheenjohtajan. 

Hallitus arvioi jäsentensä riippumattomuutta vuosittain suosituksen 15 mukaisesti. Hallituksen jäsen on velvollinen toimittamaan Yhtiölle tarvittavat tiedot riippumattomuusarvioinnin suorittamista varten. Hallituksen jäsenellä on myös velvollisuus ilmoittaa mahdollisista muutoksista riippumattomuuteen liittyvissä tiedoissa.

Vuoden 2016 varsinaisessa yhtiökokouksessa 13.4.2016 hallituksen jäseniksi valittiin *):

Mikko Nikula (s. 1972)
Hallituksen puheenjohtaja vuodesta 2015 FM (fysiikka)
Maatilayrittäjä, broilerinlihantuottaja, Rusko
HKScanin osakeomistus 31.12.2016: 4 220 (suora omistus)
ja 2 733 (Myllymäen broiler Oy)

Niels Borup (s. 1964)
Hallituksen varapuheenjohtaja vuodesta 2011 Kauppatieteiden maisteri
Sianlihan- ja maidontuottaja, Lapinjärvi
HKScanin osakeomistus 31.12.2016: 10 105

Henrik Treschow (s. 1946)
Hallituksen jäsen vuodesta 2011 MBA, Ruotsi
HKScanin osakeomistus 31.12.2016: 4 925 (hallintarek.)

Teija Andersen (s. 1957)
Hallituksen jäsen vuodesta 2012 MMM, eMBA
Etelä-Hämeen Lomat Oy, toimitusjohtaja 2013–2015
HKScanin osakeomistus 31.12.2016: 1 725

Pirjo Väliaho (s.1954)
Hallituksen jäsen vuodesta 2015 Ekonomi
HKScanin osakeomistus 31.12.2016: 1 725

Per Nilsson (s. 1973)
Hallituksen varajäsen vuodesta 2013
Lantmästare, Ruotsin maataloustieteellinen yliopisto (SLU)
Master's programme, Agriculture University of St. Paul/Minnesota,
Yhdysvallat Maatilayrittäjä, sian- ja naudanlihantuottaja, Esplunda, Keski-Ruotsi
HKScanin osakeomistus 31.12.2016: 570 (hallintarek.)

Marko Onnela (s.1974)
Hallituksen varajäsen vuodesta 2015 MMM, agronomi
Maatalousyrittäjä, sianlihantuottaja, Loimaa
HKScanin osakeomistus 31.12.2016: 9 000

*) Tero Hemmilä, joka myös valittiin uudelleen hallituksen jäseneksi varsinaisessa yhtiökokouksessa 2016, erosi hallituksesta 11.5.2016.

Kaikki hallituksen jäsenet ja varajäsenet ovat riippumattomia yhtiöstä ja yhtiön merkittävistä osakkeenomistajista.

Vuoden 2016 aikana hallitus piti 18 kokousta. Jäsenten keskimääräinen osallistuminen kokouksiin oli 94 prosenttia (92 prosenttia ml. varajäsenet). Hallituksen kokous on päätösvaltainen, kun enemmän kuin puolet sen jäsenistä on läsnä.

Varsinaisten jäsenten ja varajäsenten lisäksi hallituksen kokouksiin osallistuivat säännöllisesti myös konsernin toimitusjohtaja, toimitusjohtajan varamies, talousjohtaja sekä konsernin hallinto- ja lakiasiainjohtaja hallituksen sihteerinä.

HALLITUKSEN TYÖJÄRJESTYS

Hallituksen työskentely pohjautuu Suomen kulloinkin voimassa olevan osakeyhtiölain ja yhtiöjärjestyksen määräyksiin sekä hallituksen hyväksymään työjärjestykseen.

Hallituksen päätettäväksi kuuluvat HKScanissa työjärjestyksen mukaan muun muassa seuraavat keskeiset asiat:

• Toimitusjohtajan ja ylimmän johdon nimittäminen ja erottaminen ja palvelussuhteen ehtojen periaatteet
• Konserniyhtiöiden toimitusjohtajien ja ylimmän johdon palvelussuhteen ehtojen periaatteet
• Konsernin johdon ja henkilöstön kannustinohjelmat ja bonusten maksamisen perusteet
• Konserni- ja organisaatiorakenne sekä uuden liiketoiminnan aloittaminen ja olennaisen liiketoiminnan muutokset tai päättäminen
• Konsernin strategia, liiketoimintasuunnitelma ja tulostavoitteet seuraavalle vuodelle ja strategian perusteena olevat oletukset
• Konsernin merkittävät investoinnit, yritys-, liiketoiminta- ja kiinteistöjärjestelyt sekä merkittävien laitteiden ja koneiden myynnit ja ulkoistukset
• Konsernin muut merkittävät sopimukset
• Osingonjakopolitiikka ja osingonjakoehdotus yhtiökokoukselle
• Konsernin liiketoimintaan liittyvät riskienhallinnan ja tiedottamisen periaatteet ja liiketoimintojen lainmukaisuuden seuranta
• Investointisuunnitelman hyväksyminen ja suunnitelmasta poikkeavien olennaisten investointien hyväksyminen
• Konsernin lainojen ottaminen ja vakuuksien antaminen
• Yhtiön prokuroiden ja muiden edustusoikeuksien

Hallitus kokoontuu vuosittain päätettävän ja toimintaa ohjaavan vuosikalenterin mukaan. Tarvittaessa hallitus voidaan kutsua koolle ylimääräisiin kokouksiin. Hallituksen puheenjohtaja kutsuu koolle hallituksen kokoukset ja laatii kokouksen asialistan yhdessä toimitusjohtajan kanssa.

HALLITUKSEN TOIMINNAN ARVIOINTI

Hallitus tekee vuosittain arvioinnin suorituskyvystään ja työskentelymenetelmistään toimintansa kehittämiseksi. Arvioinnissa käydään läpi hallituksen kokoonpanoa ja prosesseja, hallituksen työn laatua, hallituksen ja operatiivisen johdon yhteistyötä sekä hallituksen jäsenten osaamista ja osallistumista.

HALLITUKSEN VALIOKUNNAT

Hallituksen vastuulle kuuluvien asioiden valmistelun ja hoitamisen tehostamiseksi HKScanissa on neljä valiokuntaa. Yhtiön hallitus valitsee valiokuntien jäsenet ja puheenjohtajat keskuudestaan ja varajäsenistä. Poikkeuksena on nimitysvaliokunta, johon voidaan valita myös hallituksen ulkopuolisia jäseniä tuomaan lisää asiantuntemusta yhtiön kannalta tärkeissä henkilövalinnoissa.

TARKASTUSVALIOKUNTA

Hallitus valitsee jäsenistään tai varajäsenistään tarkastusvaliokuntaan vähintään kolme jäsentä ja vähintään yhdellä jäsenellä pitää olla asiantuntemusta erityisesti laskentatoimen, kirjanpidon tai tarkastuksen alalla. Tarkastusvaliokunta avustaa hallitusta valmistelemalla hallitukselle valiokunnan tehtäviin kuuluvia asioita ja tekemällä esityksiä tai suosituksia hallituksen päätöksentekoa varten.

Tarkastusvaliokunnan tehtävät on määritelty hallituksen vahvistamassa työjärjestyksessä, mikä on linjassa CG-koodin suosituksen 16 kanssa. HKScanin hallituksen tarkastusvaliokunnan tehtäviin kuuluu muun muassa

• seurata tilinpäätösraportoinnin prosessia,
• valvoa taloudellista raportointiprosessia,
• seurata yhtiön sisäisen valvonnan, sisäisen tarkastuksen ja riskienhallintajärjestelmän tehokkuutta,
• käsitellä yhtiön hallinto- ja ohjausjärjestelmästään antamaan selvitykseen sisältyvää kuvausta taloudelliseen raportointiprosessiin liittyvien sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan järjestelmän pääpiirteistä,
• seurata tilintarkastusta,
• arvioida tilintarkastajien riippumattomuutta ja erityisesti oheispalvelujen tarjoamista yhtiölle sekä
• valmistella tilintarkastajien valintaa koskeva päätösehdotus.

Tarkastusvaliokunta raportoi työstään hallitukselle seuraavassa valiokunnan kokouksen jälkeen pidettävässä hallituksen kokouksessa ja toimittaa hallitukselle tiedoksi valiokunnan kokouksen pöytäkirjan. Yhtiön toimitusjohtaja tai muu ylimpään johtoon kuuluva henkilö ei saa toimia tarkastusvaliokunnan jäsenenä.

Tarkastusvaliokunnan puheenjohtaja on Henrik Treschow ja jäseninä Pirjo Väliaho, Per Nilsson ja Marko Onnela.

Tarkastusvaliokunta kokoontui 5 kertaa vuoden 2016 aikana. Valiokunnan jäsenten keskimääräinen osallistuminen kokouksiin oli 95 prosenttia. Valiokunnan kokouksiin osallistuivat säännöllisesti myös yhtiön toimitusjohtaja, talousjohtaja ja sisäinen tarkastaja sekä ulkoiset tilintarkastajat. Tarkastusvaliokunnan puheenjohtaja laatii kokouksen asialistan talousjohtajan esityksen pohjalta ja kutsuu kokoukset koolle normaalisti vähintään viikkoa aikaisemmin.

NIMITYSVALIOKUNTA

Hallitus valitsee nimitysvaliokuntaan kolme jäsentä, jotka voivat olla myös hallituksen ulkopuolisia jäseniä. Yhtiön toimitusjohtaja tai muu ylimpään johtoon kuuluva henkilö ei saa toimia nimitysvaliokunnan jäsenenä.

Nimitysvaliokunnan tehtävät on määritelty hallituksen hyväksymässä työjärjestyksessä. Nimitysvaliokunnan tehtävänä on valmistella yhtiökokoukselle tehtäviä hallituksen ehdotuksia hallituksen jäsenmäärästä, hallituksen jäsenistä ja hallituksen jäsenten palkkiosta. Nimitysvaliokunta kokoontuu ennen yhtiökokousta vähintään kerran ja raportoi työstään hallitukselle viivytyksettä valiokunnan kokouksen jälkeen.

Hallituksen kokoonpanoa suunniteltaessa tavoitteena on varmistaa, että hallitus muodostaa toimivan kokonaisuuden. Edellytyksenä on, että hallitus on riittävän monimuotoinen. Hallituksen nimitysvaliokunta etsii, arvioi ja suosittelee jäseniä hallitukseen sekä arvioi hallituksen jäsenten lukumäärän. Hallituksen jäseniä koskevan ehdotuksen valmistelussa tulee ottaa huomioon yhtiön määrittelemät monimuotoisuutta koskevat periaatteet: hallituksessa tulee olla molempia sukupuolia, hallituksen jäsenillä tulee olla monipuolinen ammatti- ja koulutustausta, joka palvelee yhtiön liiketoiminnan harjoittamista, kokemusta kansainvälisistä tehtävistä ja monipuolinen ikäjakauma.

Nimitysvaliokunnan puheenjohtaja on Jari Mäkilä sekä jäseninä Lena Åsheim ja Mikko Nikula.

Nimitysvaliokunta kokoontui 3 kertaa vuoden 2016 aikana. Valiokunnan jäsenten keskimääräinen osallistuminen kokouksiin oli 89 prosenttia.

Esittelyt:

Jari Mäkilä (s. 1970)
LSO:n hallintoneuvoston puheenjohtaja
Maatalousteknikko, sianlihantuottaja, Oripää

Lena Åsheim (s. 1958)
Sveriges Djurbönder r.f:n hallituksen puheenjohtaja
M Sc. (Agr. Econ.), Ruotsi

PALKITSEMISVALIOKUNTA

Hallitus valitsee jäsenistään tai varajäsenistään palkitsemisvaliokuntaan vähintään kolme jäsentä. Palkitsemisvaliokunnan jäsenten enemmistön tulee olla yhtiöstä riippumattomia. Yhtiön toimitusjohtaja tai muu ylimpään johtoon kuuluva henkilö ei saa toimia palkitsemisvaliokunnan jäsenenä.

Palkitsemisvaliokunnan tehtävät on määritelty hallituksen hyväksymässä työjärjestyksessä. Palkitsemisvaliokunnan tehtävänä on valmistella yhtiön palkitsemisjärjestelmiä koskevat asiat. Palkitsemisvaliokunta kokoontuu vähintään kaksi kertaa vuodessa ja raportoi työstään hallitukselle valiokunnan kokouksen jälkeen sekä toimittaa hallituksen tiedoksi pöytäkirjan valiokunnan kokouksista.

Valiokuntaa johtaa Niels Borup ja jäseninä ovat Teija Andersen ja Pirjo Väliaho.

Palkitsemisvaliokunta kokoontui 6 kertaa vuoden 2016 aikana. Valiokunnan jäsenten keskimääräinen osallistuminen kokouksiin oli 100 prosenttia. Palkitsemisvaliokunta on käyttänyt työssään ulkopuolisia neuvonantajia.

TYÖVALIOKUNTA

Työvaliokunnassa hallitus käsittelee asioita ilman operatiivisen johdon läsnäoloa.

Työvaliokunnan tehtävät on määritelty hallituksen hyväksymässä työjärjestyksessä. Työvaliokunnan tehtävänä on edistää yhtiön hallituksen tehtävien tehokasta hoitamista. Valiokunnan toiminnan tavoitteena on tehostaa CG-koodin periaatteiden noudattamista HKScanissa.

Kaikki hallituksen jäsenet ovat työvaliokunnan jäseniä. Työvaliokunnan puheenjohtaja on hallituksen puheenjohtaja Mikko Nikula. Työvaliokunta kokoontui 8 kertaa vuoden 2016 aikana. Valiokunnan jäsenten keskimääräinen osallistuminen kokouksiin oli 92 prosenttia.

TOIMITUSJOHTAJA

Yhtiön hallitus nimittää yhtiön toimitusjohtajan sekä mahdollisen toimitusjohtajan sijaisen. Toimitusjohtajan tehtävänä on johtaa konsernin liiketoimintaa ja hallintoa yhtiöjärjestyksen, Suomen kulloinkin voimassa olevan osakeyhtiölain ja hallituksen ohjeiden mukaisesti. Hän vastaa hallitukselle tämän asettamien tavoitteiden, suunnitelmien, menettelytapojen ja päämäärien toteuttamisesta. Konsernin johtamisessa toimitusjohtajaa auttaa konsernin johtoryhmä.

Yhtiön toimitusjohtaja ei kuulu hallitukseen, mutta hän osallistuu sen kokouksiin ja raportoi hallitukselle kuukausittain konsernin taloudellisesta tuloksesta, rahoitusasemasta, vakavaraisuudesta ja markkinatilanteesta. Hän myös esittelee tilinpäätöksen ja osavuosikatsausten aineiston hallitukselle. Lisäksi toimitusjohtajan tulee raportoida hallitukselle, kuinka hallituksen päätökset on toimeenpantu ja mihin toimenpiteisiin ja tuloksiin ne ovat johtaneet.

Hannu Kottonen toimi toimitusjohtajana 20.1.2016 saakka. Hänen jälkeensä tuotanto- ja teknologiajohtaja Aki Laiho toimi toimitusjohtajan sijaisena 21.1. - 30.10.2016.  MBA Jari Latvanen (synt. 1964) aloitti HKScanin toimitusjohtajana 31.10.2016.

KONSERNIN JOHTORYHMÄ

HKScan-konsernin johtoryhmä (Group Leadership Team, GLT) avustaa toimitusjohtajaa konsernin johtamisessa, liiketoimintasuunnitelmien, strategian, politiikkojen ja muiden tärkeiden asioiden valmistelemisessa sekä strategisten ja operatiivisten tavoitteiden toteuttamisessa. Konsernin johtoryhmän jäsenet nimittää hallitus.  

Konsernin johtoryhmän jäsenet 31.12.2016:

Jari Latvanen (synt. 1964) 
Toimitusjohtaja 31.10.2016 alkaen
MBA
HKScanin osakeomistus 31.12.2016: -

Aki Laiho (synt. 1972)
Tuotanto- ja teknologiajohtaja 2012 alkaen
Toimitusjohtajan sijainen
TkT, CSCP
HKScanin osakeomistus 31.12.2016: 14 711

Tuomo Valkonen (synt. 1967)
Talousjohtaja 2012 alkaen
KTM
HKScanin osakeomistus 31.12.2016: 7 855

Jyrki Karlsson (synt. 1969)
HKScanin Suomen kuluttajaliiketoiminnasta vastaava johtaja 19.12.2016 alkaen
DI
HKScanin osakeomistus 31.12.2016: 2 500

Jukka Nikkinen (synt. 1962)
HKScanin Away from Home -liiketoiminnasta vastaava johtaja 2012 alkaen
KTM
HKScanin osakeomistus 31.12.2016: 10 711

Göran Holm (synt. 1958)
HKScanin Ruotsin kuluttajaliiketoiminnasta vastaava johtaja 2012 alkaen
DIMH diploma in marketing, Stockholm IHM Business School
HKScanin osakeomistus 31.12.2016: 10 600

Anne Mere (synt. 1971)
HKScanin Baltian kuluttajaliiketoiminnasta vastaava johtaja 19.12.2016 alkaen ja  
konsernin markkinointijohtaja 2013 alkaen
MBA
HKScanin osakeomistus 31.12.2016: 14 720

Markku Suvanto (synt. 1966)
Hallinto- ja lakiasiainjohtaja 2011 alkaen
Varatuomari
HKScanin osakeomistus 31.12.2016: 7 855

Anu Mankki (synt. 1963)
Henkilöstöjohtaja 2.1.2017 alkaen
FM
HKScanin osakeomistus 31.12.2016: 0

TALOUDELLISEEN RAPORTOINTIPROSESSIIN LIITTYVIEN SISÄISEN VALVONNAN JA RISKIENHALLINNAN PÄÄPIIRTEET

SISÄISEN VALVONNAN VIITEKEHYS

HKScanin hallitus vastaa Yhtiön sisäisen valvonnan viitekehyksestä. Konsernin johdon vastuulla on tehokkaan sisäisen valvonnan ylläpito ja kehittäminen. Sisäisen valvonnan tavoitteena on pyrkiä varmistamaan lakien ja säännösten sekä konsernin arvojen ja sisäisten ohjeiden noudattaminen. Lisäksi sisäisen valvontajärjestelmän tavoitteena on tukea konsernin strategian mukaista toimintaa. Taloudellisen raportoinnin luotettavuus ja sen varmistaminen on kiinteä osa Yhtiön sisäisen valvonnan viitekehystä.

VALVONTAYMPÄRISTÖ

HKScanin sisäisen valvontaympäristön perustan muodostavat konsernin arvot ja ohjeistukset.

Hallitus ja erityisesti sen tarkastusvaliokunta seuraa konsernin taloudellista tilannetta ja valvoo konsernin taloudellisen raportoinnin laatua. Hallitus toteuttaa tehtäväänsä mm. hyväksymällä konsernin riskienhallintapolitiikan ja määrittämällä sisäisen valvonnan tavoitteet ja periaatteet. Konsernin toimitusjohtajan ja talousjohtajan vastuulla on taloudelliseen raportointiin liittyvän tehokkaan valvontaympäristön ylläpito ja kehittäminen.

Sisäinen tarkastus on HKScanissa johdon työväline valvonnan suorittamisessa. Konsernin sisäinen tarkastaja raportoi talousjohtajalle ja hallitukselle. Tämän ohella yhtiön hallinto- ja lakiasiainjohtaja valvoo erityisesti toimintojen lainmukaisuutta. Hän raportoi suoraan toimitusjohtajalle.

Sisäisen tarkastuksen tavoitteet niveltyvät kiinteästi yhtiön johtamisjärjestelmään, joka nojaa jatkuvan parantamisen periaatteeseen. Korjaavien ja ennalta ehkäisevien toimenpiteiden toteuttaminen on keskeinen osa koko prosessia.

RISKIENHALLINTA

HKScan-konsernissa riskienhallinnan tavoitteena on turvata edellytykset liiketoiminnan tavoitteiden saavuttamiseksi ja toiminnan häiriöttömäksi jatkumiseksi. Konsernin riskit ovat luonteeltaan strategisia (esim. yrityskaupat), operatiivisia (esim. eläintaudit), taloudellisia (esim. valuuttakurssit ja korot) ja vahinkoriskejä (esim. onnettomuudet ja tuotantokatkot).

Hallitus ja toimitusjohtaja vastaavat konsernin riskienhallinnan strategiasta ja periaatteista sekä strategisten tavoitteiden saavuttamista uhkaavien riskien hallinnasta. Operatiivisista riskeistä vastaavat ao. liiketoimintojen ja konsernitoimintojen johtajat. Konsernin talousjohtaja vastaa taloudellisten riskien hallinnasta ja konsernin vakuutuskäytännöistä.

Yhtiössä on käytössä järjestelmällinen ERM-prosessi, joka sisältää yhtenäiset periaatteet ja systemaattiset käytännöt riskienhallinnalle. ERM-prosessin tavoitteena on edistää riskitietoisuutta HKScanissa ja riskien tehokasta hallintaa koko konsernin läpi sekä varmistaa, että johdolla ja hallituksella on riittävästi tietoa riskeistä päätöksentekonsa tueksi. ERM- prosessi on kiinteä osa johtamisjärjestelmää ja strategiaprosessia. Konsernin riskienhallintapolitiikkaa sovelletaan HKScan-konsernin kaikissa liiketoimintaa harjoittavissa yhtiöissä.

Riskienhallinta on keskeinen osa konsernin taloudellisen raportoinnin prosessia. Konsernitasolla pyritään tunnistamaan ja arvioimaan vähintään kerran vuodessa merkittävät riskit, jotka sisältyvät olennaisiin tase- ja tuloslaskelmaeriin sekä määrittämään avainkontrollit riskien ehkäisemiseksi.

VALVONTATOIMENPITEET

Valvontatoimenpiteiden tavoitteena on varmistaa, että

• yhtiön liiketoimintaa johdetaan tehokkaasti ja kannattavasti
• yhtiön taloudellinen raportointi on paikkansa pitävää, läpinäkyvää ja luotettavaa
• yhtiö noudattaa lakeja ja määräyksiä sekä kaikkia sisäisiä periaatteita

Valvontatoimenpiteet voivat olla joko manuaalisia tai automatisoituja järjestelmäkontrolleja. Esimerkkejä taloudellisen raportoinnin luotettavuuden varmistavista kontrolleista ovat mm. täsmäytykset, hyväksymiset, tarkastukset, analysoinnit ja vaarallisten työyhdistelmien eliminointi.

Konsernin taloushallinto on määrittänyt riskiarvioinnin kautta talousraportoinnin kannalta keskeiset kontrollit, jotka kattavat taloudellisen raportointiprosessin. Kontrollien toteuttamisesta ja tehokkuudesta vastaavat segmenttien taloushallinnot. Konsernissa on käytössä itsearviointiprosessi, jolla pyritään varmistamaan taloudelliseen raportointiin liittyvien kontrollien toiminta ja tehokkuus. Konsernin merkittävimmät tytäryhtiöt raportoivat vuosittain avainkontrolliensa tehokkuudesta konsernin talousjohdolle. Kontrollien tehokkuuden varmistamisen lisäksi itsearvioinnilla pyritään löytämään mahdolliset kontrollipuutteet ja kehitystarpeet.

SEURANTA

Konsernin tuloksen kehittymistä seurataan kuukausiraportoinnin avulla hallituksen ja konsernin johtoryhmän kokouksissa. Tarkastusvaliokunta arvioi ja hallitus hyväksyy kaikki osavuosikatsaukset ja tilinpäätökset ennen niiden julkistamista markkinoille. Yhtiön sisäinen tarkastaja raportoi tarkastusvaliokunnalle vuosittain tarkastussuunnitelmansa ja säännöllisesti tarkastusten perusteella tehdyt havainnoit. Lisäksi tilintarkastajat raportoivat vuosittain tarkastusvaliokunnalle tarkastussuunnitelmistaan ja kvartaaleittain tarkastusten perusteella tehdyistä havainnoista sekä sisäisen valvonnan toimivuudesta. Tarkastusvaliokunta puolestaan arvioi tilintarkastajien työn laadun sekä riippumattomuuden vuosittain.

Vuoden 2016 aikana jatkettiin sisäisen valvonnan viitekehyksen kehittämistä. Se kattaa mm. sisäisten politiikkojen ja ohjeiden päivittämisen, konserniprosessien täsmentämisen ja eri toimielinten työjärjestysten laatimisen.

LÄHIPIIRILIIKETOIMET

Yhtiö on määritellyt lähipiiriinsä kuuluvat tahot, joista joidenkin kanssa tehdään ajoittain liiketoimia. Yhtiö on myös määritellyt edellytykset, joiden mukaisesti liiketoimi katsotaan olennaiseksi yhtiön kannalta. Pääsäännön mukaan kaikki lähipiirin kanssa tehtävät liiketoimet liittyvät yhtiön tavanomaiseen liiketoimintaan ja ovat yhtiön toiminnan tarkoituksen mukaisia ja ne toteutetaan markkinaehtojen tai –käytäntöjen mukaisesti. Periaatteena on, että sisäinen tarkastaja seuraa säännöllisesti IAS 24.9 asetuksen mukaisesti määritellyn lähipiirin ja yhtiön välillä tehtäviä liiketoimia ja raportoi hallituksen tarkastusvaliokunnalle. Tarkastusvaliokunta vie tarvittaessa olennaiset ja tavanomaisesta poikkeavat lähipiiriliiketoimet hallituksen päätettäväksi sen normaalin päätöksentekoprosessin mukaisesti.

TILINTARKASTAJAT

Ulkoiset tilintarkastajat valitaan vuosittain varsinaisessa yhtiökokouksessa. Varsinainen yhtiökokous 2016 valitsi yhtiön varsinaiseksi tilintarkastajaksi seuraavan varinaisen yhtiökokouksen päättymiseen saakka KHT-yhteisö PricewaterhouseCoopers Oy:n päävastuullisena tilintarkastajana KHT Jouko Malinen.

Konsernin sitoutumattomille tilintarkastajille maksamat tarkastuspalkkiot on esitetty taulukossa alla. Palkkiot kattavat tilinpäätöksen tarkastuksen ja siihen kiinteästi liittyvät lainsäädäntötehtävät. Muut asiantuntijapalvelut sisältävät verokonsultointia ja yritysjärjestelyihin liittyvää neuvontapalvelua.